Externalisez l'ensemble ou une partie de votre secrétariat

 

Office Secrétariat se charge de votre accueil téléphonique, de prendre vos rendez-vous et réalise tous vos travaux administratifs ainsi que votre gestion commerciale selon vos besoins, qu'ils soient ponctuels ou de  longue durée, à temps plein ou partiel, en remplacement ou pour un surcroît d'activité. De plus nous nous engageons à une discrétion absolue concernant les informations communiquées.

 

Notre télésecrétariat est la solution quand vous avez une secrétaire absente ou malade,

vous avez une surcharge de travail,

vous souhaitez renforcer votre secrétariat,

ou vous n'avez pas de secrétaire.

 

OPTIMISEZ VOTRE TEMPS ET GAGNEZ EN EFFICACITÉ

 

Simple à mettre en place, fiable, rapide et économique.

 

Pas de coût lié au recrutement, pas de gestion de personnel, de charges sociales,

de fiche de paie, d'aménagement et d'équipement d'un espace de travail.

 

Libérés des contraintes de l'accueil téléphonique et de la prise de rendez-vous, les professionnels de la santé et des cabinets d'avocats peuvent se consacrer entièrement à leur métier, sans risquer de perdre une clientèle qui n'aurait pas réussi à les joindre par téléphone.

 

Seule la prestation effectuée est facturée.

 

SANS ENGAGEMENT DE DURÉE

 

- Simple, complet et intuitif

- Multi-utilisateurs avec messagerie en temps réel

- Ultra-sécurisé

- Pas de doublon de rdv possible

- Gestion personnalisée des patients

- Créneaux d'urgence

- Possibilité de créer une liste d'attente

  

Travaillez en toute sérénité avec Office Secrétariat 05.46.98.31.37 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Vous travaillez sans secrétariat : transférez votre ligne quand vous êtes en rendez-vous ou absent.

 - Vous n'êtes plus dérangé pendant vos consultations ou vos rendez-vous

- Vous gagnez un temps précieux

- Vous ne perdez plus d'appels

- Votre agenda est optimisé

- Vous maîtrisez vos coûts 

- Vos patients ou vos clients bénéficient d'un accueil chaleureux et professionnel

 

Vous avez une secrétaire : nous venons en complément des horaires de disponibilité de votre secrétaire ou en remplacement.

 

Chaque souscripteur peut adapter la prestation en terme de planning (période de vacances ou d'absences, plages journalières) ou de contrainte (accueil personnalisé pendant des plages horaires étendues, de 8h00 à 19h00 du lundi au vendredi.

 

Office Secrétariat réceptionne vos appels en fonction de vos instructions et gère votre agenda selon vos consignes.


 

 

 

 

 

 

 

 

La permanence téléphonique : Comment ça marche ?

- Vous transférez votre ligne sur un numéro dédié : nous vous attribuons un numéro de ligne fixe pour le

   renvoi de vos appels.

- L'accueil téléphonique est personnalisé : nous répondons au nom de votre entreprise.

- Transfert des appels urgents : sur une deuxième ligne fixe ou votre portable..

- Vos patients ou vos clients sont identifiés dès le décroché (s'ils sont connus)

- Nous gérons vos rendez-vous selon vos consignes.

- Vous accédez à votre agenda 24h/24 et 7j/7 et à vos messages avec une connexion internet (accès sécurisé),

   n'importe où, n'importe quand, en temps réel.

- Mise à disposition d'un logiciel de RDV avec messagerie instantanée, vous êtes informés en temps réel.

- Envoi de sms pour confirmer vos rendes-vous.

- Module de prise de RDV par internet.

 

Travaillez en toute sérénité avec Office Secrétariat : 

  • Pré décroché personnalisé,
  • Répondeur personnalisé,
  • Prise de rdv et gestion d'agenda,
  • Transferts d'appels,
  • Prise et envoi des message en temps réel,
  • Les appels de moins de 20 secondes ne sont pas facturés,
  • Une collaboration fiable et sérieuse,
  • Un accueil rapide et chaleureux sur des horaires étendus du lundi au vendredi de 8h00 à 19h00 sans interruption,
  • Un agenda optimisé au maximum,
  • Une ligne personnalisée avec réponse à votre nom ainsi qu'un répondeur personnalisé au nom de votre cabinet en dehors des heures d'ouvertures,
  • Vous n'êtes plus dérangé en consultation,
  • Ajustement automatique de votre facture en fonction du nombre d'appels traité,
  • Tout mois entamé est dû,
  • Les appels sont comptabilisés du premier jour du mois au dernier jour du même mois,
  • Sans engagement de durée.

 Vous professionnel : 

- Choix du RDV

- Votre secrétaire toujours disponible de 8h00 à 19h00

- Visibilité en temps réel sur votre PC et smartphone

- Vérification des RDV par sms

- Synchronisation de RDV en temps réel

 

Vos patients : 

En 3 clics, le RDV est fixé dans les créneaux disponibles

Prise de RDV possible 24h/24 et 7J/7

Sécurité des informations

 

Deux possibilités : 

Vos patients se connectent directement sur www.ubiclic.com et/ou votre informaticien intègre un accès à votre site internet.

 

Options : 

Envoi de sms pour confirmation de rendez-vous

Transferts d'appels sur une deuxième ligne fixe ou portable

Appel pour déplacer ou confirmer un RDV

Module de prise de RDV par internet 

 

Pas de frais de mise en service

Envoi de message par mail : gratuit

Réception de fax : gratuit

Possibilité de vous aider à remplir votre agenda